Uma das maneiras de como melhorar a produtividade dos advogados é definir bem as responsabilidades de cada pessoa da equipe. Dessa forma, mesmo que o escritório possua um grande número de processos para acompanhar e de demandas, reduz-se o risco de algo ser esquecido devido à falta de clareza.

As tarefas e os prazos podem ser registradas em uma espécie de agenda única, a qual todos tenham acesso. Isso facilita a visão geral do quadro de trabalho dos advogados. Só é preciso cuidar para que essa agenda seja sempre atualizada para evitar erros de julgamento sobre a capacidade produtiva de cada advogado, estagiário e demais membros da equipe.

Muitos escritórios realizam esse controle manualmente, por meio de planilhas. É um método fácil e barato, mas pouco efetivo em determinados momentos, considerando que depende de cada pessoa assumir a responsabilidade de atualizá-la. No dia a dia, é muito fácil ocorrerem esquecimentos e o processo falhar por isso. Também não há porque ocupar os advogados com o preenchimento de planilhas quando é possível automatizar essa parte da organização do trabalho com a contratação de um software jurídico.

A organização das informações de cada cliente e os respectivos processos é outra forma de como melhorar a produtividade dos advogados. Eles conseguem cumprir de maneira mais rápida cada tarefa se souberem onde encontrar exatamente cada informação necessária à elaboração de uma peça jurídica, por exemplo. O escritório pode criar o próprio processo de arquivamento dessas informações e cuidar para que cada pessoa o respeite ou utilizar um software para isso também. A maioria já é desenvolvido para atender essa funcionalidade e realizar o controle de tarefas, ao mesmo tempo.

Dentre os meios de como melhorar a produtividade, a tecnologia ajuda ou atrapalha?

A tecnologia ajuda muito a escalar a produtividade, desde que se tomem alguns cuidados. Especificamente com as interrupções que as informações chegando em tempo real via WhatsApp e e-mail provocam. Parar para verificá-las e respondê-las a cada momento, além de distrair, compromete o bom desempenho no trabalho. No fim do dia, o que resta é a sensação de que nada foi feito e muito trabalho ficou para depois. Mesmo que as mensagens respondidas tenham sido de clientes.

É certo que eles não podem ficar sem resposta. Também é certo que as pessoas que entraram em contato não precisam ser respondidas imediatamente (por mais que isso possa desagradá-las). A não ser que seja algo muito urgente, o retorno pode ser dado depois. Todas as pessoas têm um momento do dia em que a capacidade de concentração está mais baixa. Identificar qual é esse momento e utilizar esse período para enviar as respostas às mensagens é uma estratégia que pode ser usada para não ocupar os horários de produtividade com isso.

Às vezes, mais resolutivo até do que redigir um texto no WhatsApp ou um e-mail, é entrar em contato via telefone com a pessoa. Assim, todas as dúvidas podem ser sanadas de uma vez e não haverão novas mensagens com dúvidas acerca da resposta para serem respondidas mais tarde. É uma forma de deixar a agenda mais livre e o cliente satisfeito porque houve preocupação em falar pessoalmente com ele sobre a questão que levantou.

Os horários mais produtivos podem ser deixados para a execução das tarefas menos mecânicas e mais intelectuais. Principalmente para aquelas que parecem ser mais difíceis. De qualquer forma elas terão de ser feitas e resolvê-las primeiro libera o advogado da tensão em ter de realizá-las e abre espaço para que as tarefas mais simples possam ser feitas de maneira mais fluida.

A manhã pode ser um bom período para isso, pois é quando a mente está mais relaxada e pode focar melhor no que precisa ser feito. Este costuma ser um horário em que as equipes agendam reuniões. Caso não seja possível remarcá-las, dá para tentar torná-la mais curta sendo direto nas questões a tratar e evitando ao máximo desviar a conversa do assunto que levou à reunião.

Por mais que o escritório busque a eficiência constante, as deficiências não deixam de existir. E não adianta só produzir e não olhar para os erros. É preciso voltar-se para eles para corrigi-los e para garantir que não voltem a comprometer ou comprometam a produtividade no futuro. O mais indicado é parar para saná-lo no momento em que ele acontece. Deixar para depois pode fazer com que o ocorrido caia no esquecimento e nada seja feito a respeito. O melhor é não correr riscos.

Os advogados sabem o quanto o tempo é precioso e como o respeito a prazos podem fazer a diferença no trabalho que realizam. Melhorar a produtividade faz com que sejam mais assertivos e atuem com a eficiência que os clientes exigem. Um reflexo disso está nos ganhos, tema do e-book Escritório de Advocacia: como você pode lucrar mais e atender melhor?.

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